Seyahat ve Konaklama Planlama Uzmanı

Baykar'da Kurumsal İletişim Birimi altında faaliyet gösteren faaliyet gösteren Kurumsal Satın Alma Yönetimi Takımı bünyesindeki Seyahat ve Konaklama Yönetimi; çalışanların yurt içi/yurt dışı uçak bileti, konaklama, transfer ve araç kiralama süreçlerini anlaşmalı seyahat acentesi ile koordineli, şirket politikalarına uygun ve maliyet etkin şekilde yürütür. İlerleyen dönemde, ihtiyaç halinde bu alanda şirket bünyesinde bir ekip yapısının oluşturulması hedeflenmektedir.

Pozisyonun Amacı

Seyahat ve Konaklama Planlama Uzmanı; acente ile yürütülen operasyonun etkin koordinasyonundan, gelen taleplerin doğru planlanmasından ve sunulan alternatiflerin fiyat, hizmet kalitesi, esneklik ve şirket politikalarına uygunluk açısından değerlendirilmesinden sorumludur.

Seni Neler Bekliyor?

• Uçak bileti, otel, transfer ve araç kiralama taleplerini uçtan uca takip etmek; acente ile günlük operasyonel koordinasyonu yürütmek,
• Amadeus/GDS üzerinden uçuş alternatiflerini araştırmak; PNR oluşturma, Reissue, Refund, iptal ve değişiklik süreçlerini yönetmek,
• Uçuş ve otel alternatiflerini fiyat, süre, iptal/iade koşulları ve toplam maliyet açısından karşılaştırmak,
• Otel, transfer ve araç kiralama rezervasyonlarını yönetmek; kurumsal otel anlaşmalarının geliştirilmesine katkı sağlamak,
• Yurt dışı seyahatler için vize süreçlerinin takibi ve organizasyonunda çalışanlara destek olmak,
• Şirket seyahat politikasının güncellenmesine ve uygulanmasına katkı sağlamak; politika dışı taleplerde onay süreçlerini yönetmek,
• Seyahat harcama/masraf yönetim sistemleri (varsa) ile süreçleri entegre şekilde yürütmek,
• Fatura ve hizmet kontrollerini yapmak; seyahat harcamalarını analiz ederek periyodik raporlar hazırlamak,
• Tedarikçi ve acente performansını takip etmek; maliyet avantajı ve tasarruf fırsatlarını araştırmak,
• Seyahat ve konaklama süreçlerinin standartlaştırılmasına ve iş akışlarının geliştirilmesine katkı sağlamak,
• Acil durum ve seyahat güvenliği (travel risk management) kapsamında çalışan lokasyon takibini koordine etmek,
• İhtiyaç halinde kurulacak seyahat ve konaklama ekibinin yapılanmasına ve yeni ekip üyelerinin yetiştirilmesine destek olmak,
• Özellikle mesai dışı gelişen kriz ve seyahat aksaklıklarına anında müdahale ederek acente-çalışan arasındaki operasyonel iletişimi ve desteği 7/24 esasıyla yönetmek,
• Şirket içi çalışanlar, yöneticiler ve dış tedarikçiler/acenteler ile güçlü, çözüm odaklı ve protokole uygun bir iletişim dili kurmak.

Genel Nitelikler

• Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun; tercihen 3-5 yıl seyahat acentesi/kurumsal seyahat operasyonu deneyimine sahip,
• Amadeus/GDS sistemlerini aktif kullanabilen; PNR, Ticketing, Fare Rules, Reissue ve Refund süreçlerine hâkim,
• İç hat ve dış hat biletleme ile yurt içi/yurt dışı otel rezervasyonu konusunda deneyimli; tercihen IATA ve BSP süreçleri hakkında bilgi sahibi,
• Seyahat acentesinde kurumsal müşterilere hizmet vermiş olmak tercih sebebidir,
• Teklif alma, fiyat karşılaştırma ve maliyet analizi yapabilen; satın alma ve tedarikçi yönetimi bakış açısına sahip,
• İyi seviyede İngilizce konuşma ve yazışma becerisine sahip; tercihen ek olarak Fransızca bilgisine sahip; Excel ve raporlama araçlarını etkin kullanabilen,
• Yoğun ve aynı anda birden fazla operasyonu yönetebilecek organizasyon yeteneğine, hızlı karar verme ve çözüm üretme becerisine sahip,
• Süreç oluşturma/geliştirme konusunda istekli; bilgi aktarımı ve ekip kurma, geliştirme ve yönetme potansiyeline sahip,
• İletişim, koordinasyon ve liderlik becerileri güçlü.

Tercih Nedeni Olabilecek Ek Nitelikler

Amadeus • GDS • PNR • Ticketing • International Ticketing • Fare Calculation • Fare Rules • Reissue • Refund • Corporate Travel • Business Travel • Hotel Reservation • Corporate Hotel Rates • IATA • BSP • Transfer & Car Rental • Travel Reporting • Travel Risk Management • Corporate Travel Policy • Expense Management (Concur vb.) • Visa Process Management